Оформление документов в электронном виде

   Отдельные налогоплательщики уже ведут учет, в том числе бухгалтерский и налоговый, в электронном виде. И хотя полностью отказаться от бумажных первичных документов сегодня еще никто не может, в электронном виде оформляется все больше документов. Да и взаимодействие с налоговыми органами таким образом экономит большое количество времени и сил. Об оформлении первичных учетных документов в электронном виде, а также о проблемах взаимодействия с налоговыми органами читайте в данной статье.

 

Первичные учетные документы в электронном виде

 

   Как известно, без первичных учетных документов нет ни бухгалтерского, ни налогового учета.

 

   Согласно нормам Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее –Федеральный закон № 402‑ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

 

   Согласно п. 3 ст. 21 Федерального закона № 402‑ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. На сегодняшний день такие стандарты не приняты, в связи с чем встает вопрос о том, каким видом электронной подписи должны быть подписаны первичные учетные документы?

 

   Ответ на данный вопрос дали представители Минфина в Письме от 05.05.2015 № 07‑01‑06/25701: до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 №63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63‑ФЗ) вид электронной подписи.

 

   Что касается электронных документов, обращающихся в рамках соглашений между участниками электронного взаимодействия, то исходя из норм Федерального закона № 63‑ФЗ подписанные простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью такие документы признаются для целей бухгалтерского учета и налогообложения равнозначными документу на бумажном носителе, подписанном собственноручной подписью, в случаях, установленных указанным соглашением.

 

   В случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетовфактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности).

 

   Рассмотрим данные разъяснения подробнее. Начнем с видов электронной подписи.

 

   Федеральным законом № 63‑ФЗ установлены следующие виды электронных подписей: 

 

• простая электронная подпись;
• усиленная электронная подпись.

 

   При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – НЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП).

 

1. Простая электронная подпись - электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи

 

2. Усиленная электронная подпись:

 

а) Усиленная неквалифицированная электронная подпись. 

 

Электронная подпись, которая:

– получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

– позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

– позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

– создается с использованием средств электронной подписи. Сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, установленным Федеральным законом № 63 ФЗ, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.

 

б) Усиленная квалифицированная электронная подпись.

 

Электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

– ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

– для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63 ФЗ

 

   Статьей 6 Федерального закона № 63‑ФЗ установлены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью (см. таблицу на стр. ).

 

   Таким образом, поскольку сегодня нет соответствующего федерального стандарта, то в соответствии с федеральными законами № 402‑ФЗ и 63‑ФЗ, а также разъяснениями Минфина в целях бухгалтерского учета и налогообложения можно использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом № 63‑ФЗ вид электронной подписи с учетом особенностей их применения.

 

   Интересно, что в более ранних письмах представители Минфина отмечали: случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, НК РФ не определены. Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, по мнению Департамента, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (Письмо Минфина РФ от 25.12.2012 № 03‑03‑06/2/139).

 

 Информация в электронной форме подписана электронной подписью:

 

1. Простая электронная подпись. В случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

 

2. НЭП. Нормативные правовые акты и соглашения должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

 

3. КЭП. Во всех случаях, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Если документ должен быть заверен печатью, то электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного вза­имодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью

 

   При этом для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи. 

 

Документы налогового учета в электронном виде

 

   Сегодня идет постепенный переход к составлению документов, необходимых для целей налогообложения, в электронном виде. Самый яркий пример – электронные счета фактуры.

 

   Согласно ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

 

   НК РФ устанавливает следующие требования к оформлению документов по учету НДС в электронном виде:

 

• счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ;
• порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме устанавливается Минфином;
• форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж утверждаются налоговым органом.

 

   Сегодня действуют следующие документы:

 

• Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденный Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н;
• Форматы представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи, утвержденные Приказом ФНС РФ от 30.01.2012 №ММВ76/36.

 

   С 14 апреля 2015 года действует Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ76/93, которым утверждены:

 

• формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме;
• формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по НДС, в электронной форме.

 

   Действовавший ранее Приказ ФНС РФ от 05.03.2012 № ММВ76/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде» утратил силу.

 

   Представители Минфина дали ответ на вопрос о порядке заверения предоставляемых принципалу копий счетов-фактур, полученных агентом в электронной форме при приобретении для принципала товаров (работ, услуг) (Письмо Минфина РФ от 05.03.2015 № 03‑07‑09/11604).

 

   В соответствии с п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, агент вместе со счетом-фактурой, выставленным принципалу, представляет принципалу заверенную в установленном порядке копию счета-фактуры, выставленного агенту продавцом. Согласно абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это. Таким образом, агент вправе представить принципалу копии счетов-фактур, полученных в электронной форме, на бумажном носителе в виде заверенных агентом копий с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

 

Взаимодействие с налоговым органом в электронном виде

 

   Развитие электронного документооборота с налогоплательщиками является одним из приоритетных направлений деятельности ФНС. Такие заявления звучат от представителей ФНС на разных уровнях (Письмо ФНС РФ от 25.11.2014 № ЕД42/24315). И многое делается на практике, в том числе на законодательном уровне.

 

   Например, сегодня согласно действующему налоговому законодательству значительная часть налогоплательщиков обязана представлять налоговую отчетность в электронном виде. Для тех, кто законодательно не обязан это делать, дано право представлять отчетность в электронном виде.

 

  Также сегодня утверждены порядок представления и форматы документов для электронного взаимодействия между налогоплательщиками, налоговыми агентами и налоговыми органами в рамках налогового администрирования.

 

   К сведению:

 

   В настоящее время ФНС предпринимает усилия по усовершенствованию и упрощению процедуры подтверждения налогового статуса для российских организаций и индивидуальных предпринимателей путем перевода связанного с ней документооборота в электронную форму через сервис «Личный кабинет налогоплательщика» (Письмо ФНС РФ от 12.03.2015 № ОА1817/231).

 

   Принятие этих мер должно существенно сократить срок рассмотрения представляемых документов, исключить направление их копий на бумажном носителе, а также ограничить их представление только электронными копиями договоров и решений о распределении прибыли (представление копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, а также выписки из ЕГРЮЛ станет необязательным).

 

   Рассмотрим особенности представления документов в рамках ст. 93 и 93.1 НК РФ в электронном виде.

 

   При проведении мероприятий налогового контроля налоговые органы имеют право истребовать документы, которые можно представить лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Отметим, что НК РФ не наделяет налоговые органы правом на определение способа (в том числе в виде рекомендаций) представления налогоплательщиком истребуемых документов (информации).

 

   Способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно в рамках НК РФ.

 

   При этом на практике случается, что налоговый орган не в полном объеме информирует налогоплательщика о способах представления документов (информации) и определяет за налогоплательщика конкретные способы их представления, в том числе исключая возможность представления документов в электронной форме.

 

   Действия налоговых органов по ограничению возможности представления налогоплательщиками документов в электронной форме прямо противоречат принимаемым ФНС мерам по развитию электронного документооборота (Письмо ФНС РФ от 25.11.2014 № ЕД42/24315).

 

   При этом если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, то налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по ТКС.

 

   Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по ТКС устанавливаются ФНС: они утверждены Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ72/168.

 

   В аналогичном порядке представляются истребуемые документы о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информация о конкретных сделках.

 

   В Письме от 21.04.2015 № 03‑02‑08/22548 представители Минфина уточнили, что поскольку ст. 88 «Камеральная налоговая проверка» и 93.1 «Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках» НК РФ не установлен специальный порядок истребования пояснений, документов (информации), при применении указанных статей НК РФ налоговые органы реализуют свои права об истребовании документов в электронном виде в соответствии с Порядком направления требования о представлении документов (информации), утвержденным Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 №ММВ72/168.

 

   Действующие в настоящее время форматы электронных документов, утвержденные ФНС:

 

1. Приказ ФНС РФ от 29.06.2012 № ММВ76/465@ - формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС.

 

2. Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ76/93@ - формат счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме.

 

3. Приказ ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ76/172@. 

Рекомендуемые форматы:

– унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ12, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132;

– формат акта приемки сдачи работ (услуг)

 

   При этом напомним, что 1 января 2015 года вступили в силу новшества, внесенные Федеральным законом от 28.06.2013 № 134‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части противодействия незаконным финансовым операциям» в ст. 23и 76 НК РФ. 

 

   Статья 23 НК РФ дополнена п. 5.1, согласно которому лица, на которых НК РФ возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, должны обеспечить получение от налогового органа в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота документов, которые используются налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах. Указанные лица обязаны передать налоговому органу квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в течение шести дней со дня их отправки налоговым органом.

 

   В соответствии с п. 3 ст. 76 НК РФ решение о приостановлении операций налогоплательщика организации по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств может также приниматься руководителем (заместителем руководителя) налогового органа в случае неисполнения налогоплательщиком организацией установленной п. 5.1 ст. 23 НК РФ обязанности по передаче налоговому органу квитанции о приеме требования о представлении документов, требования о представлении пояснений и (или) уведомления о вызове в налоговый орган – в течение 10 дней со дня истечения срока, установленного для передачи налогоплательщик оморганизацией квитанции о приеме документов, направленных налоговым органом.

 

   Таким образом, с 01.01.2015 в случае уклонения налогоплательщика от обязанности получения требования о представлении документов (информации) в электронном виде по ТКС налоговые органы вправе инициировать процедуру приостановления операций налогоплательщика по его счетам в банке.

 

   Применение этой меры в отношении физических лиц НК РФ не предусмотрено.

 

   Отметим, что действующим налоговым законодательством обязанность представлять налоговую декларацию в электронной форме установлена п. 3 ст. 80 и п. 5 ст. 174 НК РФ.

 

   Вместе с тем к лицам, на которых не возложена обязанность представлять налоговую декларацию (расчет) в электронной форме, норма, установленная п. 5.1 ст. 23 НК РФ, не применяется.

 

   При этом НК РФ не обязывает налогоплательщика направлять квитанцию в налоговый орган исключительно со стационарного рабочего места должностного лица организации. В случае если должностное лицо организации все же не имеет возможности в установленный срок передать налоговому органу квитанцию о приеме документов, п. 1 ст. 26 НК РФ закреплено право налогоплательщика участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя.

 

   На основании ст. 27 НК РФ законными представителями налогоплательщика организации признаются лица, уполномоченные представлять организацию на основании закона или ее учредительных документов. Законными представителями налогоплательщика – физического лица признаются лица, выступающие в качестве его представителей в соответствии с гражданским законодательством РФ.

 

   В соответствии со ст. 29 НК РФ уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, регулируемых законодательством о налогах и сборах, на основании доверенности.

 

   С учетом изложенного при направлении налогоплательщику документов квитанцию о приеме таких документов в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота имеет право передать налоговому органу как законный представитель организации, так и уполномоченный на это представитель, действующий на основании доверенности (Письмо ФНС РФ от 22.04.2015 №ЕД415/6906).

 

   Разъяснения о порядке представления документов в электронном виде даны также в письмах ФНС РФ от 17.02.2014 № ЕД42/2553, от 25.11.2014 № ЕД415/24227, от 27.01.2015 № ЕД415/1071,Минфина РФ от 03.04.2015 № 03‑02‑07/1/18808, от 21.04.2015 № 03‑02‑07/1/22646.

 

   Правительством РФ 26.12.2014 внесен в Государственную Думу Федерального Собрания РФ проект федерального закона № 688389‑6 «О внесении изменений в Налоговый кодекс Российской Федерации в части совершенствования налогового администрирования», который был рассмотрен Советом Государственной Думы Федерального Собрания РФ 22.01.2015. 22 мая 2015 года законопроект был принят в первом чтении.

 

   Указанным законопроектом, в частности, предусмотрено, что истребуемые документы, а также документы, самостоятельно представляемые проверяемым лицом, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью по утвержденным ФНС форматам.

 

  В связи с принятием соответствующего федерального закона будут внесены изменения в порядок представления документов в электронной форме по ТКС, в том числе в части требований к документам, созданным путем сканирования.

 

   Отметим, что данный законопроект предусматривает в том числе снижение порога перехода на обязательное представление налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме: данное правило будет установлено для налогоплательщиков, среднесписочная численность работников (численность работников – для вновь созданных организаций) которых превышает 50 человек.

 

* * *

 

Выделим основные моменты:

 

1. до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом №63‑ФЗ вид электронной подписи;
2. для взаимодействия с контрагентами участники электронного документооборота заключают соответствующее соглашение, в котором определяют порядок электронного взаимодействия и вид электронной подписи;
3. в случаях, установленных НК РФ, обязательным является применение квалифицированной электронной подписи (для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговым органом, в том числе сдаче налоговой отчетности);
4. с 1 января 2015 года вступили в силу новшества, внесенные в ст. 23 и 76 НК РФ, согласно которым если налогоплательщик обязан представлять налоговую декларацию в электронном виде, то он должен обеспечить получение от налогового органа в электронной форме соответствующих документов.  

 

ист. http://www.klerk.ru/